IMPORTEREN - BINNENHALEN VAN GEGEVENS

Als je reeds een lijst hebt van klanten, facturen of factuur items / artikelen uit een ander programma.  Dan kan je deze in PERIFACT inlezen. Het gaat allemaal om het binnenhalen van zogenaamde CSV bestanden.

Menu onderdeel EXTRA

LEES DIT AANDACHTIG VOORDAT JE AAN DE SLAG GAAT

CSV bestanden

csv-file voorbeeldTekstbestanden met door een komma gescheiden waarden (CSV-bestanden), waarin de afzonderlijke tekstvelden zijn gescheiden door een komma (,).

Een kommagescheiden bestand, of CSV-bestand, is een tekstbestand waarin waardes worden gescheiden door een komma (,). CSV is een Engelse term en staat voor Comma Separated Value. Het CSV-formaat is het eenvoudigste en oudste database formaat dat er bestaat. Het bestaat enkel uit tekstgegevens, waardoor het gemakkelijk ingelezen kan worden. Waarden worden in principe gescheiden door komma’s, en regels door het nieuwe-regelteken. Toch blijkt dat een komma in de praktijk NIET handig is. Als je bijvoorbeeld een lange zin naar binnen haalt waar een komma in staat dan denkt het programma dat het om een nieuwe kolom gaat. Pak daarom liever een ander scheidings teken zoals pipe ‘|’ of een dubbele punt ‘:’ of een punt-comma ‘;’. De pipe ‘|’ is echter aanbevolen.

De 1e regel in een CSV bestand hoort de kolomnamen te bevatten die je naar binnen wilt halen. PERIFACT heeft een aantal kolommen die naar binnen gehaald kunnen worden. De naam van de kolom moet dan ook exact overeenkomen zoals PERIFACT ze voorschrijft. Als je dus een bestand aanlevert met een kolom ‘Telefoon” en PERIFACT herkent alleen de kolom “Telelefoon_THUIS” dan zal dit veld dus niet naar binnen gehaald kunnen worden. Let ook op hoofd- en kleine letters!

De positie van een kolom is niet belangrijk. Dus als je eerst  bijvoorbeeld NAAM, TELEFOON,….  aanbiedt of  TELEFOON, NAAM,…. dat maakt niet uit.

OPGELET: Het inlezen van een bestand heeft tot gevolg dat alle oude gegevens van het onderdeel waar je mee bezig bent gewist worden. Als je dus een nieuw KLANTEN bestand wilt inlezen, worden alle oude klanten gewist. De facturen en alle andere zaken blijven bestaan.

TIP: Maak eerst een klein CSV bestand. Met een klein gedeelte van de gewenste gegevens. Werkt het goed, dan doe je dezelfde actie nog eens voor het eigenlijke bestand.

KLANTEN structuur

Hieronder zie je hoe de structuur is opgebouwd van alle klanten. Zoals eerder vermeld let goed op de kolomnaam dit moet namelijk exact overeenkomen anders wordt de betreffende kolom niet meegenomen tijdens het importeren. Niet alle velden zijn verplicht.

Download hier een voorbeeld van een KLANTEN CSV bestand

KolomnaamWaardeOpmerkingen
KlantIDAlleen getallen
Bedrijfsnaam
VoornaamGebruikt t/m PERIFACT V6
AchternaamGebruikt t/m PERIFACT V6
VolledigenaamGebruikt vanaf PERIFACT V7
Adres
AdresRegel2
Postcode
Woonplaats
BezorgAdres
BezorgAdresRegel2
BezorgPostcode
BezorgWoonplaats
Email
Telefoon_THUIS
Telefoon_WERK
Telefoon_MOBIEL
GeboorteDatumDatumFormaat dd-mm-jjjj
BurgerServiceNummer
Aantekeningen
BankRekeningNr

BankTenNameVan

KOLOMMEN PRODUCTEN / ARTIKELEN

Zoals eerder vermeld let goed op de kolomnaam dit moet namelijk exact overeenkomen anders wordt de betreffende kolom niet meegenomen tijdens het importeren. Niet alle velden zijn verplicht.

Download hier een voorbeeld van een ARTIKELEN CSV bestand

KolomnaamWaardeOpmerkingen
IDAlleen hele getallen
Omschrijving
SKUSKU is je eigen artikel-id van jouw bedrijf. SKU betekend Stock Keeping Unit
ProductGroep
Eenheid
BtwPercentageAlleen getallen, komma toegestaan
PrijsExclBTWAlleen getallen, komma toegestaan
KostprijsExclBTWAlleen getallen, komma toegestaan
KostprijsBtwPercentageAlleen getallen, komma toegestaan
HuidigeVoorraadAlleen getallen, komma toegestaan
VoorraadDrempelAlleen getallen, komma toegestaan

Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend.

STATUS VOORTGANG TIJDENS IMPORTEREN

Tijdens het importeren zal linksonder in het hoofdscherm de voortgang verschijnen. Dit geldt trouwens voor alle langdurige acties.

status en voortgangsbalk in PERIFACT