Gegevens importeren in PERIFACT
Met de importfunctie zet je een bestaande lijst met contacten of producten in één keer in PERIFACT. Je vindt hem in het hoofdmenu onder Extra's - Import en export.
Welk bestand kan erin?
- Excel (.xlsx of .xls) - dit is de aanbevolen route. Je hebt geen omkijken naar scheidingstekens, en een komma midden in een omschrijving kan geen kwaad.
- CSV (.csv) - een gewoon tekstbestand. In de wizard geef je zelf aan welk scheidingsteken erin staat: pipe, punt-komma, komma of dubbele punt. De pipe is de veiligste keuze.
De enige regel die echt telt: de kolomnamen
Er is geen scherm waarin je zelf kolommen aan velden koppelt. PERIFACT doet dat op naam, en kijkt daarvoor naar de eerste rij van je bestand.
- Hoofdletters of kleine letters maken niet uit, en spaties voor of achter de naam worden genegeerd.
- Een spatie in de naam is wel fataal: BEZORGADRES wordt herkend, BEZORG ADRES niet.
- De volgorde van de kolommen maakt niet uit.
- Kolommen die PERIFACT niet kent mag je laten staan; die worden gewoon overgeslagen.
Wat moet er minimaal in staan?
- Contacten: BEDRIJFSNAAM of VOLLEDIGENAAM. Is geen van beide gevuld, dan wordt die regel overgeslagen.
- Producten: OMSCHRIJVING. Zonder omschrijving wordt de regel overgeslagen.
Al het andere is optioneel, dus laat kolommen die je niet gebruikt gerust weg.
Eerst kijken, dan pas importeren
Na het openen van je bestand kom je in een controlescherm. Kolomnamen die PERIFACT herkent worden groen, de rest blijft rood. Rijen die zo niet ingelezen kunnen worden kleuren ook rood. Dat scherm is een volwaardige spreadsheet-editor: je mag er gewoon in typen, een kolomnaam verbeteren en zelfs formules gebruiken. Pas als je op importeren klikt gaat er iets naar de database.
En de gegevens die er al staan?
In de eerste stap kies je tussen Behouden, data wordt toegevoegd en Bestaande data geheel wissen. Twee dingen om goed te beseffen:
- Een import voegt altijd nieuwe records toe en werkt bestaande contacten of producten nooit bij. Twee keer hetzelfde bestand inlezen levert dus dubbele records op.
- Bij contacten verwijdert Bestaande data geheel wissen niet alleen alle contacten, maar ook alle facturen die erbij horen. Maak eerst een backup.
Het lukt niet - waar zit het meestal in?
- Een kolomnaam blijft rood. De naam wijkt af van wat PERIFACT verwacht. Vergelijk hem letter voor letter met de lijst, en let op het liggende streepje in TELEFOON_THUIS, TELEFOON_WERK en TELEFOON_MOBIEL.
- Een hele rij is rood. Een verplicht veld is leeg, of een datum is niet te lezen. Datums schrijf je als dd-mm-jjjj.
- Bedragen komen verkeerd binnen. Gebruik een komma als decimaalteken en laat het valutateken weg.
- Je Excel-bestand lijkt leeg. PERIFACT leest het werkblad dat actief was toen je het bestand opsloeg. Zet je gegevens op dat blad en sla opnieuw op.
- Je bestand is een .xlsm. Sla het eerst op als .xlsx.
- Je CSV valt in de verkeerde kolommen. Dan staat er een ander scheidingsteken in het bestand dan je in de wizard hebt gekozen. Open het bestand even met Kladblok om te zien welk teken er tussen de velden staat.
Tip
Oefen eerst met een klein bestand van een paar regels. Gaat dat goed, dan doe je dezelfde actie nog eens met het volledige bestand.
De precieze kolomlijsten
Hieronder staat per formaat welke kolomnamen PERIFACT herkent, voor contacten en voor producten.