Lees deze pagina rustig door
Hieronder staat precies wat het verschil is tussen PERIFACT SA en PERIFACT XL, en hoe je XL op meerdere computers aan de praat krijgt. Neem er even de tijd voor, dan is het daarna in één keer goed geregeld.
1. SA of XL: wat heb jij nodig?
PERIFACT bestaat in twee versies:
- PERIFACT SA (Stand Alone): je werkt op één computer. Alle gegevens staan op die ene computer.
- PERIFACT XL (netwerkversie): meerdere computers in hetzelfde netwerk werken in dezelfde administratie. Iedereen ziet direct dezelfde facturen, klanten en producten.
Werk je altijd alleen op één pc? Dan is SA precies goed. Wil je dat een collega, je partner of je boekhouder op een tweede of derde of ... pc in dezelfde administratie kan werken? Dan heb je XL nodig.
2. Het verschil tussen SA en XL
| Kenmerk | PERIFACT SA | PERIFACT XL |
|---|---|---|
| Aantal werkplekken | 1 computer | 1 of meerdere computers tegelijk |
| Waar staan de gegevens | Lokaal, op die ene computer | Centraal op één computer in het netwerk. Dat mag je eigen pc zijn. |
| Functies | Alle functies van PERIFACT | Alle functies van PERIFACT, plus de netwerkfuncties |
| Internet of cloud nodig | Nee, alles blijft lokaal | Nee, alleen een lokaal netwerk |
| Licentie | 1 licentie | 1 licentie per computer waarop je factureert |
| Werken vanaf een andere locatie | Niet van toepassing | Niet rechtstreeks, wel via Remote Desktop (zie punt 9) |
Belangrijk: voor XL heb je geen aparte server nodig. Je hoeft dus geen extra computer te kopen. De pc waar je nu al op werkt, kan prima de computer zijn waar de gegevens op staan. De enige voorwaarde is dat die pc aan staat op het moment dat iemand anders wil werken.
3. Hoe het werkt, in gewone taal
Stel je twee computers voor.
De hoofdcomputer. Op één pc staan alle gegevens. Zie het als de archiefkast waar al je facturen en klantgegevens in liggen. Die pc noemen we de server. Dat mag gewoon je eigen laptop zijn.
De tweede computer. Die maakt via het netwerk verbinding met de hoofdcomputer, via het IP-adres van die hoofdcomputer. Daarom moet de hoofdcomputer aan staan op het moment dat je op de tweede pc wilt werken. Staat hij uit, dan kan de tweede pc niet bij de gegevens.
Heb je thuis of op kantoor een Windows-pc die toch altijd aan staat? Dan is dat een handige plek voor de gegevens. Verplicht is het niet.
Bij elke installatie van PERIFACT worden twee dingen geïnstalleerd:
- PERIFACT zelf, het programma waarin je factureert.
- De database, de plek waar alle gegevens worden bewaard.
Op de andere computers gebruik je alleen het programma: die halen de gegevens op bij de hoofdcomputer. Dus de XL-versie installeert altijd 2 programma's op je PC, PERIFACT zelf en het database programma. Maar op de hoofdcomputer zal de database echt zijn werk doen.
4. Wanneer heb je een licentie nodig?
Voor elke computer waarop je daadwerkelijk facturen maakt heb je een eigen licentiecode nodig. Dat werkt hetzelfde als bij Word of Excel. Een licentie koop je hier.
- Werken jullie met z'n tweeën (lees 2 PC's) in PERIFACT? Dan heb je twee licenties nodig. Werk je met 3 PC's dan
- Gebruik je een altijd-aan-pc alleen om de gegevens op te slaan en maak je daar zelf geen facturen op? Dan heb je voor die pc geen licentie nodig. PERIFACT controleert de licentie alleen op de computers waar je het programma echt gebruikt.
Via Instellingen > Multi User zie je welke computers op dit moment verbonden zijn en welke dat eerder waren.
5. Overstappen van SA naar XL
Je bestaande administratie gaat gewoon mee. Doe het in deze volgorde:
- Sluit PERIFACT SA helemaal af.
- Download en installeer PERIFACT XL.
- Open PERIFACT XL.
- Ga naar Extra's > Converteren en volg de stappen op het scherm. Je gegevens worden dan overgezet.
- Voer je nieuwe licentiecode in via Instellingen > Licentie.
6. PERIFACT XL installeren op meerdere computers
Je hebt nodig: een lokaal netwerk (thuis of op kantoor), één computer die de gegevens bewaart, en PERIFACT XL op elke computer waarop gewerkt wordt.
Stap 1. Op de hoofdcomputer
- Installeer PERIFACT XL.
- Start PERIFACT en zet, als dat nodig is, je bestaande gegevens over.
- Laat deze computer aan staan zolang er iemand anders werkt.
Stap 2. Op de andere computers
- Installeer PERIFACT XL en open het programma.
- Ga naar Instellingen > Netwerk > Zoek database/server. PERIFACT zoekt de hoofdcomputer dan zelf op.
- Start PERIFACT opnieuw op.
Werkt het? Kijk onderin het hoofdscherm van PERIFACT. Daar staat het IP-adres van de database waarmee je op dat moment verbonden bent. Staat er 127.0.0.1, dan werk je lokaal op je eigen pc. Staat er een ander adres (bijvoorbeeld 192.168.1.20), dan werk je via het netwerk.
Wil je de hoofdcomputer handmatig instellen? Dat kan via Instellingen > Database Verbinding.
7. Waar staan de gegevens en wat moet je back-uppen?
- SA: de database staat lokaal op je eigen pc en is alleen op die pc te gebruiken.
- XL: de database staat centraal op één computer in het netwerk. Dat mag de computer zijn waar je zelf op werkt.
De database staat altijd in de map C:\PerifactDB. Die locatie kun je niet wijzigen en is voor eigen belangrijke interne administratieve doeleinden.
Elke(!) PC waar PERIFACT op staat zal bij het afsluiten van het programma op die PC een backup maken!
Back-up: de map C:\PerifactDB hoef je niet te back-uppen, die is voor intern gebruik. Back-up wél de bestanden die in je PERIFACT-map staan. Waar die map staat, zie je onderin het hoofdscherm van PERIFACT.
8. Deel de database nooit via Google Drive, Dropbox of OneDrive
Het lijkt een handige oplossing voor de SA-versie, maar het gaat vroeg of laat mis. Deze diensten:
- synchroniseren niet in real time, waardoor twee mensen met verschillende versies werken;
- hebben geen vergrendeling, waardoor twee mensen tegelijk hetzelfde bestand kunnen overschrijven;
- geven daardoor een grote kans op dataverlies of een beschadigde database.
Gebruik ze dus alleen om een back-up te bewaren, nooit om de database zelf te delen. Voor samenwerken is PERIFACT XL bedoeld.
9. Werken vanaf een andere locatie
PERIFACT XL werkt alleen binnen één lokaal netwerk, dus binnen hetzelfde huis of hetzelfde kantoorpand. Technisch gezegd: alle computers zitten in hetzelfde IP-bereik (10.x.x.x of 192.x.x.x). Rechtstreeks werken tussen bijvoorbeeld Amsterdam en Brussel gaat dus niet.
Wil je toch vanaf een andere locatie in dezelfde administratie werken? Dat kan met Remote Desktop, een functie van Windows zelf. Je neemt dan op afstand de hoofdcomputer over. Dat werkt prima, maar het instellen vraagt wat technische kennis. PERIFACT biedt hier geen ondersteuning op.
10. PERIFACT start niet meer: IP-adres handmatig aanpassen
Computers krijgen van de router soms automatisch een nieuw IP-adres. Is het IP-adres van je hoofdcomputer veranderd, dan kunnen de andere computers de database niet meer vinden en start PERIFACT niet meer op. Zo los je dat op:
- Sluit PERIFACT eerst helemaal af.
- Druk op de Windows-toets (die zit naast de spatiebalk) en typ: regedit. Open de Register-editor.
- Klik aan de linkerkant op HKEY_CURRENT_USER.
- Ga naar Software en daarna naar PerifactXLSoftware.
- Pas DB_HOST_IP aan: vul daar het IP-adres in van de computer waar de database op staat.
- Start PERIFACT weer op.
Weet je het IP-adres van de hoofdcomputer niet? Start PERIFACT op die computer zelf op, dan staat het adres onderin het scherm.
Wil je dit in de toekomst voorkomen? Geef de hoofdcomputer dan een vast IP-adres in je router.
Kom je er niet uit?
Stel je vraag gerust via de contactpagina. We denken graag met je mee.