Hoe werkt PERIFACT-XL in een netwerk?

LEES AANDACHTIG EN RUSTIG

Intro

Allereerst even kort het verschil tussen de PERIFACT-SA en PERIFACT-XL versie (SA betekend voor de insiders – stand alone en XL betekend extra large).

Er is géén verschil tussen de SA- of XL-versies, allebei hebben ze exact dezelfde functionaliteit!

Beide hebben echter een totaal andere database ondersteuning in zich ( voor de insiders SQLite en MySQL). Daarom kunnen ze elkaars data niet direct lezen! ( Converteren kan echter wel, lees verder…)

• De SA-versie is voor 1 PC/werkplek en is dus niet geschikt om met meerdere personen tegelijkertijd aan dezelfde data te werken. Wil je wel met 2 of meer werkplekken aan dezelfde data werken dan zal je moeten kiezen voor de XL-versie. De SA-versie slaat alles op in 1 ‘simpel’ bestand genaamd ‘perifact.sqlite’.
• De XL-versie mag om te beginnen natuurlijk ook voor 1 PC/werkplek gebruikt worden en later kunnen naar wens meerdere PC’s toegevoegd worden. De XL-versie heeft een complexe structuur en installeert hiervoor onderwater een separaat database programma genaamd MySQL.

Backups

PERIFACT maakt tijdens het afsluiten van het programma een backup van alle belangrijke zaken, dus ook de database waarin onder andere al je facturen en instellingen staan.  Je ziet de locatie van de backup-folder onderin het PERIFACT scherm staan. Tip: een dubbelklik op de getoonde foldernaam zal de folder openen.

Ik heb een SA-versie kan ik dan naar de XL-versie?

Ja dat kan! Zoals bovenaan vermeld kunnen de SA-versie en de XL-versie elkaars data om technische redenen niet direct lezen. Maar je kunt wel alle PERIFACT-SA gegevens converteren naar PERIFACT-XL. Ga naar het PERIFACT het hoofdmenu: EXTRA’S – CONVERTEREN.

XL database locatie

Het grote verschil tussen de XL en de SA-versie is dat de database van de SA-versie altijd lokaal op de PC staat waar PERIFACT geïnstalleerd is. Bij de XL-versie mag, maar hoeft niet, de database op een andere PC geïnstalleerd worden dan waar het programma PERIFACT op staat. Het is dan wel noodzakelijk dat de PC waar de centrale database op geïnstalleerd is dan ook altijd aan moet staan zodra PERIFACT gebruikt wordt. Indien de database op een andere PC geïnstalleerd wordt is hier geen extra licentie voor nodig, dus geen extra kosten! Alle PERIFACT-XL MySQL zaken zal je altijd terug vinden in de folder c:\PerifactDB, een andere folder locatie is niet mogelijk. Deze folder hoeft niet perse gebackupped te worden. PERIFACT regelt backups op een andere manier lees hier.

Praktisch gezien, hoe moet ik te werk gaan?

Stel je hebt meerdere PERIFACT-XL gebruikers en die wil je allemaal van dezelfde data gebruik laten maken. Hoe ga ik dan te werk?

• Installeer op de computer ‘die de baas moet zijn’ over alle data: PERIFACT-XL. We noemen deze computer vanaf nu de server. ( Hij serveert zoals een ober in een restaurant doet, jou de data )
• Belangrijk om te weten dat de server dan ook altijd aan moet staan zodra dan met PERIFACT-XL gewerkt wordt, uiteraard ook indien vanuit andere werkplekken gewerkt wordt.
• Controleer of PERIFACT op deze server normaal opstart zonder foutmeldingen. Krijg je toch foutmeldingen, wat sporadisch voorkomt, schakel dan externe virusscanner of andere beveiligingstools tijdelijk uit en installeer PERIFACT opnieuw. Meestal is dit de oplossing. (Overigens Windows heeft een eigen hele goede virusscanner, externe virusscanners zijn in onze optiek onnodig en werken alleen maar systeem vertragend).
• Heb je al PERIFACT data die bijvoorbeeld op een andere PC aangemaakt is, dan kan je deze nu al op de server inlezen. Maar dat mag ook later indien het allemaal technisch werkt. Meer info over backups vind je hier.
• Nu gaan we het zogenaamde IP-adres van de server even opzoeken. Alle andere PERIFACT PC’s moeten namelijk verbinding gaan maken met de server. Ga op de server PC naar hoofdmenu INSTELLINGEN – NETWERK, tabblad ‘Zoek database/server op netwerk’. Onderin staat dan het “IP adres van deze computer”. Schrijf dat op! Als voorbeeld zou dat er zo uit kunnen zien: 192.168.1.24. Maar dat is bij iedereen anders. Dus dit overschrijven of proberen heeft weinig zin.
• Het PERIFACT programma mag nu op de server afgesloten worden. De database is geinstalleerd en zolang op deze server PERIFACT daar niet gebruikt wordt om nieuwe facturen te maken, hoeft voor de server geen licentie gekocht te worden. Opstarten om even kort data te bekijken is geen probleem en is kosteloos.

Als bovenstaand allemaal goed is verlopen, dan is het zaak om alle clients, lees: andere PERIFACT-XL PC’s, naar de server waar alle data op staat te laten wijzen. Herhaal volgende stappen voor alle PC’s:

• Ga nu naar een van de client PC’s/andere werkplek waar ook PERIFACT-XL op geinstalleerd is.
• Ga naar hoofdmenu INSTELLINGEN – NETWERK, tabblad ‘Zoek database/server op netwerk’ en druk op de knop ‘Voer handmatig een IP-adres in’.   Voer daar het IP-adres in wat je net hebt opgeschreven. Start PERIFACT opnieuw op en je krijgt de correcte data te zien.
• Herhaal dit voor alle clients wat je hebt.

Google-drive/Dropbox werkt niet

Een Google drive of Dropbox constructie? Lang verhaal kort, het werkt niet.

In die zin; Google drive is een super medium om je data te backuppen. Dus om daar je PERIFACT werkdata en backups op te slaan is natuurlijk een goed idee. Maar is niet bedoeld om tegelijkertijd aan data te werken. Als je echt 200% zeker bent dat je niet tegelijkertijd aan de data zit te werken dan mag je SA-versie hiervoor gebruiken. Maar er zit geen bescherming op gelijktijdig gebruik! Dus als je overdag een PC op een totaal andere fysieke locatie hebt bijv. 10 kilometer verderop en je sluit die PC af en je gaat ‘s avonds thuis verder dan kan het met de SA versie werken. Want de SA-versie werkt met 1 ‘simpel’ database bestand.  Deze constructie wordt echter niet aanbevolen, data kan corrupt raken! En er wordt hierop geen ondersteuning geboden.

Lokale toegang , remote desktop. Niet over internet

Het werkt alleen op zogenaamde lokale netwerken met IP-adressen zoals 10.x.x.x en 192.x.x.x, met andere woorden gewoon zoals je “thuis-netwerk”. Dus niet over het grote internet. Dat laatste kan wel via zogenaamde Remote Desktop verbinding. PERIFACT biedt geen ondersteuning voor het inrichten van Remote Desktops omdat het specialistisch is en netwerk kennis vereist.

Ik heb een NAS…

Een NAS is externe apparaat voor opslag van bestanden. Lang verhaal kort: PERIFACT werkt niet met een NAS.

Een database is echter een speciaal ‘verborgen’ programma met een grote hoeveelheid aan functionaliteit om de PERIFACT data op te slaan, te sorteren en te filteren. Daarom kan een NAS niet direct gebruikt worden voor PERIFACT. Een NAS is dan ook geen Windows-systeem, en PERIFACT wel. PERIFACT werkt uitsluitend onder Windows. Uiteraard mag je wel PERIFACT backups hier naar toe kopiëren, net zoals je alle documenten zoals Word, of Excel, veilig daar naar toe kan kopiëren. 

Licentie(s)

Voor PERIFACT XL geldt dat je voor iedere werkplek ( lees PC ) een licentie nodig hebt. Dus heb je 3 werkplekken dan heb je dus 3 licentie codes nodig en die voer je vervolgens in in menu INSTELLINGEN – LICENTIE van PERIFACT.

Iedere PC krijgt van het Windows operating systeem een eigen naam, bij het verbinding maken naar de PERIFACT database wordt het aantal PC namen geteld. Wordt het aantal namen overschreden dan is er een extra licentie nodig. Indien er per ongeluk een verbinding is gemaakt of men wil snel iets testen dan kan deze uit de telling worden gehaald, dit kan echter maar een beperkt aantal keren! 

IP adres van server handmatig aanpassen

Kan je om wat voor reden dan ook PERIFACT niet meer opstarten omdat de database een ander IP adres heeft gekregen, doe dan het volgende op alle client/werkplek PC’s:

• Sluit PERIFACT eerst af!
• Druk de Windows toets ( die zit naast de spatiebalk ). Type in: regedit
• Selecteer aan de linkerzijde: HKEY_CURRENT_USER
• Ga dan naar Software en vervolgens PerifactXLSoftware
• Pas daar DB_HOST_IP aan met het IP-adres van de gewenste computer waar de database op actief is.