INSTELLINGEN EMAIL

PERIFACT hoofdmenu INSTELLINGEN – EXTRA’S, tabblad [Email]

Algemeen

Afzender email:  Dit is het email adres van waarvan gebruikers kunnen zien waar het vandaan komt. Gebruik je Outlook? Dan kan het zijn dat Outlook zijn eigen afzender gegevens gebruikt die in Outlook zijn ingevuld. Indien je de “Manuele email verzend instellingen” gebruikt dan wordt deze instelling wel toegepast. Bijvoorbeeld: info@mooiefietsentekoop.nl

Afzendernaam:  Dit is de tekst die de ontvanger te zien krijgt.  Bijvoorbeeld “Tweewielers voor iedereen”  

Gebruik de bedrijfsgegevens 

• Indien UIT: Dan worden de afzender email- en afzendernaam gegevens gebruikt die je hierboven in de afbeelding invoert.
• Indien AAN: de afzendernaam en afzenderemail uit de bedrijfsgegevens gehaald worden die je bij menu INSTELLINGEN – BEDRIJFSGEGEVENS hebt gebruikt. Dit is handig indien je meerdere bedrijven hebt ingevoerd. 

Let op! Sommige email providers staan niet altijd toe om met een voor uw provider onbekende domainnaam iets te sturen. In die zin dat de naam niet hoort bij je email account. Bijvoorbeeld: als je afzender email info@koninklijkhuis.nl is dan zal dit niet lukken.

Stuur een eigen kopie bij verzending

Indien AAN dan wordt er een kopie email (lees: een BCC-kopie, dus je klant merkt hier niets van) via de email verstuurd naar het vermelde ‘Afzender email’ adres zoals in bovenstaande afbeelding.

UBL – ideaal voor grotere bedrijven

Verstuur UBL-facturen: Als deze optie is ingeschakeld, wordt er bij het versturen van een factuur (als PDF-bestand) automatisch een UBL-document (een XML-bestand) toegevoegd. Volgens de UBL-specificaties moet een UBL-bestand altijd samen met een PDF worden verstuurd.

Een UBL-bestand is een gestandaardiseerd formaat dat vooral handig is voor de boekhouding van grotere bedrijven. Het maakt automatische verwerking van factuurgegevens mogelijk, wat tijd bespaart en fouten vermindert.

Toon Outlook bij verzending

Met deze instelling bepaal je of Outlook zichtbaar wordt geopend bij het verzenden van e-mails vanuit PERIFACT.

Ingeschakeld (AAN): Als deze optie is ingeschakeld, opent PERIFACT de Outlook-applicatie wanneer je een e-mail verstuurt. Dit geeft je de mogelijkheid om de e-mail nog aan te passen voordat deze wordt verzonden, bijvoorbeeld door de tekst te wijzigen, bijlagen toe te voegen of de ontvangers aan te passen.

Uitgeschakeld (UIT): Als deze optie is uitgeschakeld, gebruikt PERIFACT Outlook op de achtergrond om de e-mail te verzenden, zonder dat het Outlook-venster wordt geopend. Dit proces is sneller, omdat je geen extra handelingen hoeft te verrichten in Outlook. De e-mail wordt direct verzonden met de ingestelde parameters.

Manuele verzend instellingen

Indien Outlook niet geïnstalleerd is op je PC of je wilt daar geen gebruik van maken dan kan je emails versturen via PERIFACT. Raadpleeg je hosting-provider voor de goede SMTP instellingen. ( Of spiek in je email programma dat je gebruikt op je PC ). Google gebruikers lees ook de alinea er onder!

SMTP hostnaam: deze instellingen is van je email provider. Hier zou bijvoorbeeld: smtp.ziggo.nl kunnen staan. Je provider kan je vertellen welke SMTP instellingen je moet hebben. Als je UPC hebt zou het alweer heel anders kunnen zijn. In de meeste email programma’s op je PC kan je deze instellingen ook nog terugvinden!  Google gebruikers lees even de volgende alinea hieronder!

Voorbeeld SMTP hostnamen van grote instellingen zijn: “smpt.ziggo.nl“,  “smtp.live.com” of “smtp.google.com”    Kijk even bij jouw email provider wat jouw SMTP instellingen zijn!

Gebruikersnaam:  dit is het account wat je hebt gekregen van je provider. Meestal is dat je email-adres.

Wachtwoord: dit is het wachtwoord dat hoort bij je gebruikersnaam

Poort:

• Poort 25 is normaal bedoeld voor verbindingen zonder SSL. Wordt bijna niet meer gebruikt
• Poort 465 of 587 wordt veelal gebruikt bij SSL (lees:veilige) verbindingen. Poort 465 of 587 zijn de meest gangbare poorten. De SSL optie zal je dan ook meestal moeten aanzetten ( zie hieronder). Raadpleeg je email/hosting provider voor de correcte poort!

SSL: Dit staat tegenwoordig meestal AAN. Indien AAN dan heb je een beveiligde verbinding naar je hosting-provider.

GOOGLE gebruikers

Om emails te sturen via een Google account moeten er even wat zaken gecontroleerd en/of ingesteld worden bij Google zelf. Google is een fijne email provider maar heeft diverse beveiligingen om misbruik te voorkomen. Neem de volgende stappen:

Activeer in PERIFACT de MANUELE INSTELLINGEN: 

• Vul als STMP hostnaam in:  smtp.gmail.com
• Gebruikersnaam: … je Google email adres…
• Wachtwoord: … je Google wachtwoord…
• Poort : 587
• Gebruik SSL: AAN

Voer de verdere acties uit zoals hieronder nog beschreven!

En nu komt iets belangrijks; je moet in Google “Toegang door minder veilige apps” AAN zetten, via deze link: https://myaccount.google.com/lesssecureapps. PERIFACT ( en vele andere apps) zijn onbekend voor Google, Google kent alleen zijn eigen spullen, dus daarom moet je dit AAN zetten. Lukt dat niet, lees dan ook de info hieronder.