EMAIL INSTELLINGEN
PERIFACT hoofdmenu INSTELLINGEN, groep [Email], knop [Email instellingen]
Vanuit PERIFACT stuur je facturen, offertes, herinneringen en losse bestanden rechtstreeks per e-mail. Alles wat daarbij hoort regel je in dit ene scherm, verdeeld over drie tabbladen:
- Email instellingen – hoe gaat je e-mail de deur uit?
- Algemeen – wie ziet de ontvanger als afzender?
- Bijlagen – wat gaat er automatisch mee?
Onder alle drie de tabbladen staat het blok Test email. Daarmee controleer je in een paar seconden of het werkt, zonder een klant als proefkonijn te gebruiken.
Loop de stappen hieronder gewoon van boven naar beneden af, dan zit je goed.
Stap 1 – Kies je verzendmethode
Tabblad Email instellingen. Dit is de belangrijkste keuze van het hele scherm: langs welke weg verlaat je post de PC? Er zijn vier mogelijkheden.
Automatisch (AANBEVOLEN)
Hier hoef je niets voor in te stellen. PERIFACT levert je e-mail af via een eigen, professionele mailserver. Geen SMTP-gegevens, geen wachtwoorden, geen poortnummers, en het werkt ook prima op een PC zonder Outlook.
Goed om te weten: technisch vertrekt het bericht van noreply@factuur-software.nl, met jouw afzendernaam ervoor. Jouw eigen Afzender email gaat als antwoordadres mee. Drukt je klant op Beantwoorden, dan komt het antwoord dus gewoon bij jou binnen.
Let op: langs deze weg mag een e-mail maximaal 10 MB groot zijn, bijlagen meegerekend. Stuur je regelmatig zware bijlagen mee, kies dan een van de andere methodes.
Outlook op uw PC
PERIFACT geeft het bericht door aan de Outlook die op je PC staat. Het komt daarna ook netjes in je map Verzonden items terecht.
De optie Toon Outlook bij verzending (standaard: AAN) bepaalt wat je te zien krijgt:
- AAN: Outlook opent het bericht op je scherm. Je kunt de tekst nog aanpassen, een ontvanger toevoegen of een bestand bijsluiten, en drukt zelf op Verzenden.
- UIT: Outlook verstuurt het bericht op de achtergrond. Sneller, maar je ziet de mail niet meer voordat hij weg is.
Staat Outlook niet op deze PC, dan verschijnt de melding WAARSCHUWING: Outlook is niet geinstalleerd en kan deze methode niet werken. Gebruik je de nieuwe Outlook (Outlook 2024)? Lees dan eerst de aparte uitleg via de rode knop bovenaan deze pagina.
Versturen rechtstreeks vanuit je Gmail- of Google Workspace-account. Druk op Verifieer met Google: er opent een inlogscherm van Google waarin je PERIFACT eenmalig toestemming geeft. Er komt geen wachtwoord in PERIFACT te staan, alleen een sleutel die je bij Google altijd weer kunt intrekken.
Belangrijk: bij deze methode is het VAN-adres altijd het Google-account waarmee je inlogt. Een afwijkend afzenderadres, of een bedrijfsmailadres uit de bedrijfsgegevens, wordt dan genegeerd. PERIFACT waarschuwt daar ook voor voordat het inlogscherm opent.
De oude omweg via Toegang door minder veilige apps heb je hier niet meer voor nodig; die instelling bestaat bij Google niet meer.
Manuele instellingen
Voor wie het via de eigen provider of hosting wil doen. Druk op Instellen en vul de SMTP-gegevens in. Verderop op deze pagina staat precies wat er in welk veld hoort.
Stap 2 – Wie is de afzender?
Tabblad Algemeen. Hier bepaal je wat de ontvanger in zijn postvak ziet staan, en of je zelf een kopie bewaart.
Afzender email en Afzender naam
Afzender email is het adres waarop je klant je kan bereiken, bijvoorbeeld info@mooiefietsentekoop.nl. Dit veld is niet vrijblijvend: zonder geldig adres weigert PERIFACT te verzenden. Typ je iets wat geen e-mailadres kan zijn, dan kleurt het veld meteen rood.
Afzender naam is de naam die de ontvanger boven het bericht ziet staan, bijvoorbeeld Tweewielers voor iedereen. Laat je dit leeg, dan gebruikt PERIFACT het e-mailadres.
Gebruik de bedrijfsemail gegevens?
- UIT: de twee velden hierboven gelden voor alles wat je verstuurt.
- AAN: afzendernaam en afzenderadres worden per bedrijf opgehaald uit hoofdmenu INSTELLINGEN - BEDRIJFSGEGEVENS. De twee velden hierboven worden dan grijs. Handig als je meerdere bedrijven in PERIFACT hebt staan.
Stuur een eigen (BCC) kopie bij verzending naar
Vink je dit aan, dan verschijnt er een extra veld voor het adres dat de kopie moet ontvangen. Het gaat om een BCC, je klant ziet er dus niets van. Vooral handig bij de methode Automatisch: daarbij loopt de post niet via je eigen postbus, dus houd je op deze manier zelf een afschrift.
Stuur email in platte tekst formaat
Normaal verstuurt PERIFACT een opgemaakt bericht: vet, kleuren, een logo in de handtekening. Zet je dit aan, dan gaat de tekst kaal de deur uit, zonder enige opmaak. Alleen nodig als een ontvanger uitdrukkelijk geen opgemaakte post wil of kan lezen.
Stap 3 – Wat gaat er mee?
Tabblad Bijlagen. Naast het document zelf kan PERIFACT automatisch extra bestanden bijsluiten.
Extra bijlagen
Kies wat er standaard klaarstaat zodra je een document gaat mailen:
- Manueel toevoegen (standaard) – er gaat niets automatisch mee; je vinkt per e-mail zelf aan wat je bijsluit.
- Document (factuur, offerte) bijlagen altijd bijvoegen – de bestanden die je aan dat ene document hebt gehangen.
- Bedrijfs bijlagen altijd bijvoegen – de vaste bestanden voor al je post, die je invoert bij INSTELLINGEN - ALGEMENE DOCUMENTEN. Denk aan een folder of een garantiebewijs.
- Bedrijfs- en document bijlagen altijd bijvoegen – allebei tegelijk.
Wat je hier ook kiest: in het verzendscherm zie je alle bijlagen met een vinkje staan. Aanpassen kan dus altijd nog ter plekke.
Stuur UBL facturen mee
Staat deze optie aan, dan gaat er bij elke factuur naast de PDF ook een UBL-bestand mee. Dat is een XML-bestand met precies dezelfde factuurgegevens, maar dan machineleesbaar. De boekhouding van je klant kan je factuur zo inlezen zonder ook maar iets over te typen. Dat scheelt hem werk en jou navraag over typefouten.
De UBL gaat alleen mee bij facturen, niet bij offertes, en altijd samen met de PDF. Zo schrijven de UBL-afspraken het ook voor.
Stuur voorwaarden mee met factuur
Je algemene voorwaarden worden als extra pagina’s achter de factuur in dezelfde PDF meegeprint. Het is dus geen los bestand dat je klant kwijt kan raken. Voorwaarde is wel dat je ze hebt ingevuld bij INSTELLINGEN - VOORWAARDEN; staat daar niets, dan blijft de PDF gewoon zoals hij was.
Stap 4 – Stuur een testmail
Het blok Test email staat onder alle drie de tabbladen, zodat je vanaf elke plek kunt controleren of het werkt.
- Links zie je de voorbeeldtekst die verstuurd wordt.
- Voeg test bijlagen toe sluit twee kleine testbestanden bij. Zo weet je meteen of ook je bijlagen heelhuids aankomen.
- Rechts vul je het adres in waar de test naartoe moet, en druk je op Stuur een test email.
Bij het indrukken slaat PERIFACT je instellingen eerst op. Gaat er iets mis, dan krijg je te lezen waarom: dat Outlook niet gevonden is bijvoorbeeld, of dat de SMTP-server het wachtwoord weigert. Komt de test niet aan, kijk dan ook even in de map ongewenste e-mail van de ontvanger.
Manuele email verzend instellingen
Kies je op het tabblad Email instellingen voor Manuele instellingen en druk je daarna op Instellen, dan opent dit venster. De gegevens die hierin moeten, krijg je van je e-mail- of hostingprovider. Vaak staan ze ook nog in het e-mailprogramma dat je al op je PC gebruikt.
- SMTP host naam – het postkantoor van je provider, bijvoorbeeld smtp.ziggo.nl of smtp.live.com. Hier hoort geen e-mailadres in: PERIFACT weigert een naam met een apenstaartje of een spatie erin, en wil minstens twee punten zien.
- Gebruikersnaam – meestal je e-mailadres.
- Wachtwoord – het wachtwoord dat bij die gebruikersnaam hoort.
- Poort – tegenwoordig 465 of 587. Poort 25 is de oude, onbeveiligde poort en wordt bijna nergens meer toegelaten.
- Gebruik SSL? – vrijwel altijd AAN. Daarmee gaat het verkeer naar je provider versleuteld.
Op het tabblad Extra zit nog Storing zoeken, bewaar in log-file. Zet dat alleen aan als je samen met de helpdesk een probleem zoekt: het schrijft het volledige e-mailverkeer naar een logbestand.
Loopt er iets mis?
Klik hieronder op de vraag die op jouw situatie slaat.
Google meldt iets over AUTHENTICATIE IN 2 STAPPEN of over minder veilige apps
Die meldingen horen bij de oude werkwijze, waarbij je in je Google-account eerst Toegang door minder veilige apps moest aanzetten. Google heeft die instelling afgeschaft: je gewone Google-wachtwoord werkt niet meer in programma’s als PERIFACT. De schermen uit oude handleidingen bestaan dus ook niet meer.
Er zijn nog twee werkende manieren:
- Aanbevolen: kies op het tabblad Email instellingen voor Google en druk op Verifieer met Google. Je logt gewoon bij Google in, inclusief je authenticatie in 2 stappen, en daarmee is het klaar. Er komt geen wachtwoord in PERIFACT te staan.
- Of blijf bij Manuele instellingen en maak bij Google een app-wachtwoord aan. Dat kan alleen als authenticatie in 2 stappen aan staat. Ga naar je Google-account, open Beveiliging en zoek daar op App-wachtwoorden. Het gegenereerde wachtwoord vul je zonder spaties in bij Wachtwoord, samen met smtp.gmail.com, poort 587 en SSL aan.
Google verhuist deze schermen nogal eens. Zie je ze niet staan, zoek dan binnen je Google-account op app-wachtwoorden.
Mijn klant ziet noreply@factuur-software.nl staan als afzender
Dan staat je verzendmethode op Automatisch. PERIFACT levert de post dan af via een eigen mailserver, en zo’n server mag alleen namen van het eigen domein gebruiken. Je klant ziet wel jouw afzendernaam ervoor staan, en zodra hij op Beantwoorden drukt gaat het antwoord naar jouw Afzender email.
Wil je dat je eigen adres ook echt boven het bericht staat, kies dan Outlook op uw PC, Google of Manuele instellingen. Daarbij verstuur je vanuit je eigen postbus.
De testmail komt niet aan
- Kijk eerst in de map ongewenste e-mail of spam van de ontvanger.
- Staat er een geldig adres bij Afzender email op het tabblad Algemeen? Zonder dat verstuurt PERIFACT niets.
- Bij Outlook op uw PC: staat Outlook echt op deze PC, en zie je geen waarschuwing in het scherm?
- Bij Manuele instellingen: controleer hostnaam, poort en SSL nog eens bij je provider. Een verkeerd wachtwoord of een dichtgezette poort is veruit de meest voorkomende oorzaak.
- Kom je er niet uit, zet de verzendmethode dan tijdelijk op Automatisch. Werkt het dan wel, dan zit het probleem in je eigen mailinstellingen en niet in PERIFACT.
Mijn bijlagen zijn samen groter dan 10 MB
Bij de methode Automatisch geldt een grens van 10 MB per bericht, bijlagen meegerekend. Dat is voor een factuur met wat foto’s ruim voldoende, maar een map vol scans past er niet in.
Je kunt dan beter verkleinen (scan als PDF in plaats van als foto), of overstappen op Outlook op uw PC, Google of Manuele instellingen. Houd er wel rekening mee dat ook je eigen provider een maximum hanteert, meestal tussen de 20 en 25 MB.
Zie ook
- Outlook instellen – verplichte kost voor gebruikers van de nieuwe Outlook (2024).
- Contact – kom je er niet uit? Stuur even een bericht, dan kijken we mee.