PEPPOL in PERIFACT is bedoeld voor ondernemers die in België factureren maar in Nederland gaat dit ook komen. Wil je eerst weten wat PEPPOL is en waarom het er is, lees dan de pagina over PEPPOL.
Met PEPPOL stuur je je facturen rechtstreeks en versleuteld naar je klant, via een internationaal erkend netwerk. Ze gaan dus niet meer als bijlage per e-mail, maar komen direct in de administratie van je klant terecht. Andersom komen de facturen die je leveranciers via PEPPOL sturen, vanaf PERIFACT V31.2 rechtstreeks in PERIFACT binnen.
Je zet PEPPOL één keer aan. Daarvoor heb je een gratis account nodig bij PEPPYRUS, de serviceprovider die de digitale sleutel (API-key) uitgeeft. Die sleutel koppel je aan PERIFACT, en daarna staat PEPPOL bij elke factuur klaar als verzendoptie en haalt PERIFACT ook je ontvangen facturen op.
Stappenplan: PEPPOL activeren
STAP 1
Maak een gratis account bij PEPPYRUS
Ga naar peppyrus.be en registreer je organisatie. Een account aanmaken kost niets en is nodig om een PEPPOL-sleutel te kunnen krijgen.
STAP 2
Rond de verificatie af
PEPPYRUS vraagt tijdens de registratie om je bedrijfsgegevens en een identiteitsbewijs. Die controle gebeurt volledig bij PEPPYRUS, dus buiten PERIFACT om.
STAP 3
Haal je digitale sleutel op
Na goedkeuring krijg je toegang tot je persoonlijke API-key. Dat is de sleutel waarmee PERIFACT verbinding maakt met het netwerk. Hieronder zie je waar die in het menu van PEPPYRUS staat.
STAP 4
Voer de sleutel in bij PERIFACT
Open PERIFACT en ga naar Hoofdmenu, Instellingen, PEPPOL. Plak je API-key in het daarvoor bestemde veld en volg de instructies op het scherm. Vanaf dat moment is PEPPOL geactiveerd.
Je sleutel ophalen bij PEPPYRUS
Log in op peppyrus.be en ga in het hoofdmenu naar ORGANIZATION en vervolgens naar API. Daar staat je sleutel klaar:
Klaar voor gebruik
Na deze eenmalige activatie verschijnt bij het maken van een factuur automatisch de knop PEPPOL, naast E-mail, Printen en PDF. Eén klik en je factuur gaat veilig en rechtstreeks het netwerk op.
Handige tips
- ✅ Bewaar je API-key veilig en deel hem met niemand.
- ✅ Houd je bedrijfs- en contactgegevens actueel. Dat scheelt vertraging bij de verificatie.
- ✅ Kom je er niet uit? Neem gerust contact op, we helpen je graag verder.
Facturen ontvangen
Vanaf PERIFACT V31.2 komen de facturen die je leveranciers via PEPPOL sturen, ook binnen in PERIFACT. Je hoeft daar niets extra voor in te stellen: PERIFACT gebruikt dezelfde sleutel als bij het versturen.
STAP 1
Haal je facturen op
Ga naar hoofdmenu PEPPOL, tabblad Ontvangen, en klik op VERVERS. PERIFACT haalt de nieuwe facturen op bij PEPPYRUS. Dat gebeurt ook vanzelf als je het hoofdmenu PEPPOL opent.
STAP 2
Bekijk de factuur
Dubbelklik op een factuur of klik op Open ontvangen factuur. Je ziet de PDF die je leverancier heeft meegestuurd. Zit er geen PDF bij, dan toont PERIFACT de gegevens uit de e-factuur: leverancier, factuurnummer, datums, het te betalen bedrag en het betalingskenmerk.
STAP 3
Boek hem als uitgave
Klik op Boek als uitgave. PERIFACT vult een nieuwe uitgave in met de leverancier, het factuurnummer, de factuurdatum en een regel per btw-tarief. De PDF gaat als bijlage mee, of de e-factuur zelf als er geen PDF bij zit. Het gewone uitgavenscherm gaat open, zodat je alles kunt nakijken voor je opslaat. Annuleer je, dan wordt er niets geboekt.
STAP 4
Betaald? Markeer hem
Heb je de factuur betaald, klik dan op Markeer als BETAALD. Als betaaldatum geldt vandaag. Is de factuur al als uitgave geboekt, dan gaat die uitgave mee op betaald.
Goed om te weten
- ✅ De leverancier zoekt PERIFACT zelf op, op btw-nummer, KvK- of ondernemingsnummer en bedrijfsnaam. Staat hij nog niet in je contacten, dan maakt PERIFACT hem aan met het adres, de IBAN en het e-mailadres uit de factuur. De kostenplaats neemt PERIFACT over van je vorige uitgave bij die leverancier.
- ✅ Al geboekt? Dat zie je in de kolom Uitgave, en de knop heet dan Open uitgave. Wijzig of wis je de uitgave later, dan neemt het tabblad Ontvangen dat over bij de volgende keer VERVERS.
- ✅ Geen dubbele uitgaven. Staat die factuur al in je uitgaven, dan vraagt PERIFACT eerst of je hem toch wilt boeken.
- ✅ Creditnota’s staan in de lijst met een negatief bedrag.
- ✅ Niets blijft liggen. Zolang er ontvangen facturen zijn die nog niet betaald of geboekt zijn, krijg je daar bij het opstarten een melding van.
- ✅ Ook zonder internet kun je de facturen bekijken die al binnen zijn. Alleen voor het ophalen van nieuwe heeft PERIFACT verbinding nodig.
Veelgestelde vragen
Wat is een XML-bestand?
Stel je voor dat je een factuur verstuurt. Normaal maak je daar een PDF van: netjes leesbaar voor mensen. Maar een computer ziet in zo’n PDF alleen een plaatje met tekst en weet niet welk getal het factuurbedrag is.
Een PEPPOL XML-bestand werkt precies andersom. Het is niet gemaakt om mooi te ogen, maar om van computer naar computer te gaan. Alle gegevens staan er op een vaste plek in, in een internationale opmaak die elk boekhoudpakket kan lezen en verwerken.
Hieronder een klein stukje uit zo’n bestand:
Waarom zie ik geen PDF in PEPPYRUS?
Omdat PEPPOL een volledig digitale uitwisselmethode is: de gegevens gaan als XML over het netwerk, in een vaste structuur die computers direct kunnen lezen. Een PDF is puur bedoeld voor de menselijke leesbaarheid en speelt bij de verzending zelf geen rol.
Wil je de PDF toch meesturen? Dat kan vanaf PERIFACT V22.8. Je zet het aan in hoofdmenu INSTELLINGEN, BASIS, tabblad [PEPPOL].
Hoe zie ik of een factuur echt verzonden is?
Druk je in het factuurscherm op de PEPPOL-verzendknop, dan meldt PERIFACT dat de factuur is aangeboden aan het netwerk. Aangeboden is nog niet hetzelfde als verwerkt; dat laatste duurt meestal enkele seconden.
Wil je de actuele status weten, ga dan in PERIFACT naar hoofdmenu PEPPOL, tabblad Verzonden, en klik op VERVERS.
- Staat de factuur in de map SENT, dan is ze daadwerkelijk verzonden.
- Komt ze in de map FAILED terecht, dan is er iets misgegaan.
Let op: dat kan met een kleine vertraging gebeuren. Soms staat een factuur eerst in SENT en belandt ze even later alsnog in FAILED. Kijk bij twijfel dus later nog een keer.
Wat kost PEPPOL?
Niets extra’s. PEPPOL zit in PERIFACT inbegrepen, voor versturen én ontvangen, en het account bij PEPPYRUS dat je ervoor nodig hebt, maak je gratis aan.