Projectbudget regel
Als je in hoofdmenu PROJECTEN bent zie je onderin de regels van projectbudgetten. Met een projectbudget stel je per project een verwacht bedrag of aantal vast. Tijdens het project zie je in één oogopslag hoeveel je al hebt verbruikt en hoeveel ruimte er nog is. Zo houd je grip op kosten en uren.
Je kunt per project meerdere budgetregels toevoegen, bijvoorbeeld één regel voor het totale project en een aparte regel voor een specifieke productgroep of dienst.
Voorbeeld van een PROJECTBUDGET:
Waar haalt het systeem het verbruik vandaan?
Het verbruik dat je in het projectbudget-overzicht ziet, wordt volledig berekend op basis van je facturen en factuurregels. Er wordt dus niets apart bijgehouden, het systeem kijkt simpelweg naar alle facturen die aan dit project gekoppeld zijn.
Concreet betekent dit:
- Een factuurregel telt mee in een budgetregel als de scope overeenkomt (juiste productgroep, juiste product, binnen de juiste periode).
- Bedragen worden altijd exclusief BTW opgeteld.
- Concept-facturen tellen niet mee — alleen daadwerkelijk uitgegeven facturen worden als verbruik geboekt.
- Pas je een factuur aan, voeg je een regel toe of verwijder je een factuur? Dan past het verbruik zich automatisch aan.
Belangrijk: wil je dat een factuur meetelt in het projectbudget? Zorg dan dat je bij het maken van de factuur het juiste project selecteert. Zonder projectkoppeling zien we de factuur niet als verbruik.
Stap 1 — Kies het niveau
Bovenin het scherm bepaal je op welk niveau het budget geldt:
| Niveau | Wat bewaak je? | Wanneer gebruik je dit? |
|---|---|---|
| Totaal project | Het hele project bij elkaar | Als je gewoon één algemeen budget wil bewaken |
| Productgroep | Alle producten/diensten binnen een groep | Bv. alleen "Materialen" of alleen "Uren" |
| Specifiek product | Eén bepaald product of dienst | Bv. specifiek "Schuurpapier" of "Reisuren" |
Tip: je mag ze combineren. Een budget voor "Totaal project" + een aparte regel voor "Productgroep: Materialen" kan prima naast elkaar bestaan. Beide tellen onafhankelijk hun eigen verbruik.
Stap 2 — Vul de scope in
Afhankelijk van het gekozen niveau worden onderstaande velden actief:
- Productgroep — verschijnt bij niveau Productgroep en Specifiek product. Kies één van je bestaande productgroepen uit de lijst.
- Product — verschijnt alleen bij niveau Specifiek product. Klik op de knop
…om een product op te zoeken.
Bij niveau Totaal project hoef je hier niets in te vullen.
Stap 3 — Vul het budget in
Je kunt een budget zetten op bedrag, op aantal, of op allebei.
- Budget bedrag (excl. BTW) — het maximale bedrag dat je voor deze scope wil uitgeven of factureren. Altijd exclusief BTW.
- Budget aantal / uren / eenheden — het maximale aantal stuks, uren of andere eenheden.
0 betekent: dit niet bewaken. Wil je alleen op bedrag sturen? Vul dan een bedrag in en laat het aantal op 0 staan. En andersom.Voorbeelden
- Voorbeeld 1 — Bedrag bewaken
- Bedrag =
5.000,00, Aantal =0→ Je krijgt een waarschuwing zodra de gefactureerde waarde de €5.000 nadert. - Voorbeeld 2 — Uren bewaken
- Bedrag =
0, Aantal =40(uren) → Je krijgt een waarschuwing zodra je richting de 40 geboekte uren gaat.
Stap 4 — Bepaal de periode (optioneel)
Met Periode van en Periode t/m beperk je het budget tot een bepaalde tijdspanne.
- Beide leeg laten → het budget geldt voor de hele looptijd van het project.
- Beide invullen → geldt strikt tussen deze twee datums.
Stap 5 — Opmerkingen
Vrij invulbaar veld voor toelichtingen.
Waarschuwing bij overlappende periodes
Als je een nieuwe budgetregel opslaat met dezelfde scope én een overlappende periode, krijg je een waarschuwing om dubbele tellingen te voorkomen.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere budgetregels per project hebben?
Ja. Bijvoorbeeld één voor het totale project en losse regels per productgroep.
Telt BTW mee in het budget?
Nee. Zowel het budgetbedrag als het verbruik wordt berekend exclusief BTW.
Mijn factuur staat niet in het verbruik. Hoe kan dat?
Check of de factuur geen concept meer is, gekoppeld is aan het project, en binnen de juiste periode en productgroep valt.