Importeren gegevens

Gegevens importeren uit een CSV bestand

Heb je je contacten of producten al in een ander programma staan? Dan hoef je ze niet over te typen. Via Extra's - Import en export lees je ze zo in PERIFACT in, als Contacten of als Producten.

Op deze pagina lees je hoe een CSV bestand eruit moet zien en welke kolommen PERIFACT herkent. Werk je liever met Excel? Dat kan ook, en dat is zelfs de aanbevolen route: zie Importeren met Excel bestanden.

LEES DIT AANDACHTIG VOORDAT JE AAN DE SLAG GAAT

Wat is een CSV bestand?

Een CSV bestand is een gewoon tekstbestand. Elke regel is een record, en de velden binnen die regel worden gescheiden door een vast teken. CSV staat voor Comma Separated Values, maar in de praktijk is juist de komma een ongelukkige keuze: staat er een komma in een omschrijving of in een bedrag, dan denkt het programma dat daar een nieuwe kolom begint.

Kies het juiste scheidingsteken

PERIFACT kan overweg met vier scheidingstekens. Je kiest er een in de wizard, vlak voordat je het bestand opent:

• | pipe - de aanbevolen keuze, want dit teken komt in gewone tekst vrijwel nooit voor
• ; punt-komma
• , komma
• : dubbele punt

Het bestand moet de extensie .csv hebben, anders kun je het niet kiezen in het openscherm.

De eerste regel bevat de kolomnamen

De eerste regel van je bestand is de kopregel met de kolomnamen. Daaraan ziet PERIFACT waar elk veld terecht moet komen. Alleen de namen uit de tabellen verderop op deze pagina worden herkend.

• Hoofdletters of kleine letters maken niet uit. BEDRIJFSNAAM, Bedrijfsnaam en bedrijfsnaam werken alle drie even goed, en spaties voor of achter de naam worden genegeerd.
• Een spatie in de naam zelf is wel fataal. BEZORGADRES wordt herkend, BEZORG ADRES niet.
• De volgorde van de kolommen maakt niet uit. Of je nu begint met NAAM en dan TELEFOON_THUIS, of andersom, dat maakt geen verschil.
• Kolommen die PERIFACT niet kent mag je gewoon laten staan. Die worden overgeslagen, je hoeft je bestand dus niet eerst op te schonen.

Eerst kijken, dan pas importeren

Na het openen komt je bestand in een controlescherm te staan, en daar zie je meteen wat er gaat gebeuren. Kolomnamen die PERIFACT herkent worden groen, namen die niet herkend zijn blijven rood. Rijen die zo niet ingelezen kunnen worden, bijvoorbeeld omdat een verplicht veld leeg is, kleuren ook rood.

Dat controlescherm is een volwaardige spreadsheet-editor. Je mag er dus gewoon in typen, kolomnamen verbeteren en zelfs formules gebruiken. Pas als je op importeren klikt gaat er iets naar de database.

En de gegevens die er al staan?

In de eerste stap van de wizard kies je tussen Behouden, data wordt toegevoegd en Bestaande data geheel wissen. Twee dingen om goed te beseffen:

• Een import voegt altijd nieuwe records toe. Bestaande contacten of producten worden er niet mee bijgewerkt, ook niet als dezelfde productcode of naam al bestaat.
• Bij contacten verwijdert Bestaande data geheel wissen niet alleen alle contacten, maar ook alle facturen die erbij horen. Maak eerst een backup.

CONTACTEN: de kolommen

Voor contacten herkent PERIFACT de 25 kolommen hieronder. Bijna alles is optioneel: je hoeft alleen BEDRIJFSNAAM of VOLLEDIGENAAM te vullen. Staat er in geen van beide iets, dan wordt die regel overgeslagen. Kolommen die je niet gebruikt laat je gewoon weg.

Download hier een voorbeeldbestand met contacten.

PRODUCTEN: de kolommen

Voor producten herkent PERIFACT deze 20 kolommen. Alleen OMSCHRIJVING is verplicht; een regel zonder omschrijving wordt overgeslagen.

Bedragen en aantallen vul je met een komma als decimaalteken en zonder valutateken. Datums schrijf je als dd-mm-jjjj.

Download hier een voorbeeldbestand met producten.