Importeren met Excel bestanden

Importeer je contacten en producten uit Excel

Staan je klanten of producten al in een Excel bestand? Dan hoef je ze niet over te typen: PERIFACT leest ze rechtstreeks in. Dit is ook de aanbevolen manier van importeren, want je hebt geen omkijken naar scheidingstekens of naar komma's die midden in een omschrijving staan.

Wat kan er in: .xlsx en .xls. Werk je liever met een tekstbestand, dan kan dat ook: zie Importeren met een CSV bestand.

Zo werkt het

1. Open de wizard. Ga in PERIFACT naar Extra's - Import en export en kies Contacten of Producten.
2. Kies Excel bestand. Dat is de eerste keuze in de wizard. In diezelfde stap geef je aan wat er met de gegevens moet gebeuren die er al staan.
3. Selecteer je bestand. Alleen .xlsx en .xls kunnen ingelezen worden. Heb je een .xlsm met macro's, sla die dan eerst op als .xlsx.
4. Controleer het resultaat. Je bestand komt in beeld met alles wat PERIFACT ervan begrepen heeft.
5. Start de import. Pas op dat moment gaat er iets naar de database.

De kolomnamen bepalen alles

Er is geen stap waarin je zelf kolommen aan velden koppelt: PERIFACT doet dat op naam. De eerste rij van je werkblad moet dus de kolomnamen bevatten, precies zoals ze in de tabellen verderop op deze pagina staan.

• Hoofdletters of kleine letters maken niet uit. BEDRIJFSNAAM, Bedrijfsnaam en bedrijfsnaam zijn alle drie goed, en spaties voor of achter de naam worden genegeerd.
• Een spatie in de naam zelf is wel fataal. BEZORGADRES wordt herkend, BEZORG ADRES niet.
• De volgorde van de kolommen maakt niet uit. Of je nu begint met VOLLEDIGENAAM en dan TELEFOON_THUIS, of andersom, dat maakt geen verschil.
• Kolommen die PERIFACT niet kent mag je laten staan. Die worden overgeslagen, je hoeft je bestand dus niet eerst op te schonen.
• PERIFACT leest een werkblad. Dat is het blad dat actief was toen je het bestand opsloeg. Zorg dus dat je gegevens op dat blad staan en niet op een tabblad ernaast.

Groen is goed, rood niet

Na het openen zie je je bestand terug in een controlescherm, en daar lees je meteen af wat er gaat gebeuren. Kolomnamen die PERIFACT herkent worden groen, namen die niet herkend zijn blijven rood. Ook rijen die zo niet ingelezen kunnen worden, bijvoorbeeld omdat een verplicht veld leeg is of een datum niet klopt, kleuren rood.

Dat scherm is een volwaardige spreadsheet-editor. Je mag er dus gewoon in typen, een kolomnaam verbeteren en zelfs formules gebruiken. Je hoeft de wizard niet af te breken om je bestand in Excel te repareren.

En de gegevens die er al staan?

In de eerste stap kies je tussen Behouden, data wordt toegevoegd en Bestaande data geheel wissen. Twee dingen om goed te beseffen:

• Een import voegt altijd nieuwe records toe. Bestaande contacten of producten worden er niet mee bijgewerkt, ook niet als dezelfde productcode of naam al bestaat.
• Bij contacten verwijdert Bestaande data geheel wissen niet alleen alle contacten, maar ook alle facturen die erbij horen. Maak eerst een backup.

CONTACTEN: de kolommen

Voor contacten herkent PERIFACT de 25 kolommen hieronder. Bijna alles is optioneel: je hoeft alleen BEDRIJFSNAAM of VOLLEDIGENAAM te vullen. Staat er in geen van beide iets, dan wordt die regel overgeslagen. Kolommen die je niet gebruikt laat je gewoon weg.

PRODUCTEN: de kolommen

Voor producten herkent PERIFACT deze 20 kolommen. Alleen OMSCHRIJVING is verplicht; een regel zonder omschrijving wordt overgeslagen.

Bedragen en aantallen vul je met een komma als decimaalteken en zonder valutateken. Datums schrijf je als dd-mm-jjjj.