Een project is een label dat je op facturen zet. Alles wat je op dat project factureert, telt PERIFACT voor je bij elkaar op: per klant, per productgroep, per product en per maand. Met een projectbudget bewaak je daarbovenop wat je verwacht uit te geven of te factureren.
Het projectscherm
In het hoofdmenu PROJECTEN staat bovenin de lijst met je projecten. Dubbelklik op een project om het te openen.
Een project zelf heeft maar twee invulvelden:
- Projectnaam — de naam die je in de keuzelijst op de factuur terugziet.
- Opmerkingen — vrije tekst met opmaak. Via de knop ernaast open je een groter bewerkscherm.
De rest van het scherm is een overzicht dat PERIFACT zelf vult, verdeeld over tabbladen:
| Tabblad | Wat zie je |
|---|---|
| Facturen | Alle facturen die aan dit project gekoppeld zijn, met datum, klant en bedrag excl. en incl. btw. |
| Contacten | Per klant het aantal facturen en het totaalbedrag. Daaronder een uitsplitsing per productgroep en product, met aantal en eenheid. |
| Overzicht | Staafgrafiek met de omzet excl. btw per maand. Maanden zonder facturen blijven als lege staaf staan, zodat de tijdlijn klopt. |
| Eenheden | Staafgrafiek met het totaal aantal per eenheid (uren, stuks, kilo…). Dit tabblad staat standaard uit; je zet het aan bij de geavanceerde instellingen. |
Onderin het hoofdmenu PROJECTEN staat het blok Budget van geselecteerd project, met de knoppen Nieuw, Bewerken en Verwijder. Dubbelklikken op een regel opent hem ook.
Projectbudget: grip op je kosten en uren
Met een projectbudget leg je per project vast welk bedrag of welk aantal je verwacht. Tijdens het project zie je dan in één oogopslag hoeveel je al verbruikt hebt en hoeveel ruimte er nog over is.
Je kunt per project meerdere budgetregels maken: bijvoorbeeld één regel voor het hele project en daarnaast een aparte regel voor een productgroep of voor één specifieke dienst. Elke regel telt zijn eigen verbruik, los van de andere regels.
Zo ziet het scherm van een projectbudgetregel eruit:
Waar haalt PERIFACT het verbruik vandaan?
Het verbruik dat je in het overzicht ziet, wordt volledig berekend uit je facturen en factuurregels. Er wordt dus niets apart bijgehouden: PERIFACT kijkt naar alle facturen die aan dit project gekoppeld zijn.
- ✅ De scope bepaalt wat meetelt: een factuurregel telt mee zodra de productgroep, het product en de datum binnen de scope van de budgetregel vallen.
- ✅ Altijd exclusief btw: zowel het budgetbedrag als het verbruik wordt exclusief btw opgeteld. Regelkorting is al verrekend in het regelbedrag.
- ✅ Concepten tellen niet mee: alleen echte facturen tellen als verbruik. Offertes, orders en concepten blijven buiten beschouwing.
- ✅ Creditfacturen verlagen het verbruik: die staan met negatieve bedragen en aantallen in de telling, dus je budget loopt vanzelf weer terug.
- ✅ Alleen de laatste versie telt: bewaar je een factuur opnieuw, dan telt PERIFACT alleen de meest recente versie mee — nooit dubbel.
- ✅ Altijd actueel: pas je een factuur aan, voeg je een regel toe of verwijder je een factuur, dan past het verbruik zich vanzelf aan zodra je het overzicht opent.
Welke datum telt?
Voor de periode van een budgetregel kijkt PERIFACT niet naar de factuurdatum, maar naar de leverdatum van de factuurregel. Heeft die regel geen leverdatum, dan valt PERIFACT terug op de factuurdatum.
Dat is bewust: bij een nacalculatie-factuur in juli met uren van mei horen die uren in de budgetperiode van mei thuis, niet in juli.
Let op: wil je dat een factuur meetelt in het projectbudget, kies dan bij het maken van die factuur het juiste project. Zonder die koppeling ziet PERIFACT de factuur niet als verbruik.
Zo maak je een budgetregel
Stap 1. Kies het niveau
Bovenin het scherm kies je bij Niveau waar het budget voor geldt. Je hebt drie mogelijkheden:
| Niveau | Wat bewaak je? | Wanneer gebruik je dit? |
|---|---|---|
| Totaal project | Het hele project bij elkaar | Als je één algemeen bedrag wilt bewaken |
| Productgroep | Alle producten en diensten binnen één groep | Bijvoorbeeld alleen Materialen of alleen Uren |
| Specifiek product | Eén bepaald product of één dienst | Bijvoorbeeld alleen Schuurpapier of alleen Reisuren |
Let op: op niveau Totaal project kun je alleen een bedrag bewaken. Het veld Budget aantal / uren / eenheden is daar uitgeschakeld en blijft op 0 staan.
Dat is met opzet: over een heel project heen zou je uren, stuks, kilo’s en maanden bij elkaar optellen. Die som klopt wiskundig, maar zegt inhoudelijk niets. Wil je op aantallen of uren sturen, kies dan niveau Productgroep of Specifiek product — daar is de eenheid wél eenduidig.
Tip: je mag de niveaus combineren. Een budgetregel voor Totaal project en daarnaast een regel voor Productgroep: Materialen kunnen prima naast elkaar bestaan. Beide regels tellen onafhankelijk hun eigen verbruik.
Stap 2. Vul de scope in
Welke velden actief worden, hangt af van het niveau dat je net gekozen hebt:
| Niveau | Productgroep | Product |
|---|---|---|
| Totaal project | uitgeschakeld | uitgeschakeld |
| Productgroep | invullen — kies er één uit de lijst | uitgeschakeld |
| Specifiek product | uitgeschakeld | invullen — via de knop met de drie puntjes |
Bij Specifiek product vul je dus géén productgroep in. PERIFACT kijkt daar alleen naar het product zelf; de groep waarin dat product staat speelt geen rol. Klik op de knop met de drie puntjes achter het veld Product om een product op te zoeken.
Stap 3. Vul het budget in
Je kunt een budget zetten op een bedrag, op een aantal, of op allebei tegelijk — met de beperking uit stap 1 dat een aantal alleen kan op niveau Productgroep en Specifiek product.
- Budget bedrag (excl. BTW): het maximale bedrag dat je binnen deze scope wilt uitgeven of factureren. Dit is altijd exclusief btw.
- Budget aantal / uren / eenheden: het maximale aantal stuks, uren of andere eenheden.
Een 0 betekent: deze as niet bewaken. Wil je alleen op bedrag sturen, vul dan een bedrag in en laat het aantal op 0 staan. Minstens één van de twee moet gevuld zijn: staan bedrag én aantal op 0, dan bewaakt de regel niets en kun je hem niet opslaan.
Twee voorbeelden:
- Bedrag bewaken: niveau Totaal project, bedrag 5.000,00 en aantal 0. De kolom Bedrag kleurt oranje zodra je boven je drempel komt, en je krijgt een melding zodra de € 5.000,- daadwerkelijk overschreden wordt.
- Uren bewaken: niveau Productgroep: Uren, bedrag 0 en aantal 40. Hetzelfde verhaal, maar dan op de kolom Aantal.
Stap 4. Bepaal de periode (optioneel)
Met Periode van en Periode t/m beperk je het budget tot een bepaalde tijdspanne. Beide datums tellen zelf mee: een regel die precies op de begin- of einddatum valt, hoort er nog bij.
- Laat je beide velden leeg, dan geldt het budget altijd — de periode speelt dan geen rol.
- Vul je beide velden in, dan geldt het budget van de eerste tot en met de laatste dag.
- Vul je er één in, dan is die kant begrensd en de andere kant open. Alleen een Periode van betekent dus: vanaf die datum, zonder einddatum.
Ligt Periode van ná Periode t/m, dan accepteert PERIFACT de regel niet.
Stap 5. Zet er een opmerking bij
Het veld Opmerkingen is vrij invulbaar, tot 255 tekens. Handig voor een korte toelichting, bijvoorbeeld welke afspraak met de klant achter dit budget zit.
Stap 6. Stel de drempelwaardes in
Onderin het scherm staan drie drempels. Ze bepalen wannéér een percentage in het overzicht een waarschuwingskleur krijgt — ze veranderen niets aan het budget zelf.
| Veld | Kleurt de kolom | Standaard |
|---|---|---|
| Drempel % tijd | Tijd | 80 |
| Drempel % eenheden / uren | Aantal | 80 |
| Drempel % budget | Bedrag | 80 |
Staat de drempel op 80, dan kleurt die kolom oranje zodra het percentage 80 of hoger wordt. Zo zie je een naderende overschrijding aankomen vóórdat het budget op is. Een 0 betekent: deze kolom nooit kleuren.
Wat zie je in het budgetoverzicht?
Elke budgetregel toont naast je eigen invoer ook wat PERIFACT heeft uitgerekend. De laatste drie kolommen — Bedrag, Tijd en Aantal — zijn percentages en worden als zodanig getoond, bijvoorbeeld 87,50 %.
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| Verbruikt bedrag | Som van de gefactureerde bedragen excl. btw binnen de scope en periode. |
| Verbruikt aantal | Som van de gefactureerde aantallen binnen dezelfde scope en periode. |
| Rest bedrag | Budget bedrag min verbruikt bedrag. Negatief = overschreden. |
| Rest aantal | Budget aantal min verbruikt aantal. Negatief = overschreden. |
| Bedrag | Percentage: hoeveel procent van het budgetbedrag verbruikt is. Staat op 0 als je geen bedrag bewaakt. |
| Aantal | Percentage: hoeveel procent van het budgetaantal verbruikt is. Staat op 0 als je geen aantal bewaakt. |
| Tijd | Percentage: hoeveel procent van de periode verstreken is. Zo zie je of je verbruik in de pas loopt met de tijd. |
Kleuren in het overzicht:
- Rood — een negatieve waarde. Bij Rest betekent dat: budget overschreden.
- Oranje — een percentage dat op of boven de ingestelde drempel zit.
Over de kolom Tijd nog dit: het percentage wordt niet afgekapt. Een negatief percentage betekent dat de periode nog niet begonnen is, boven de 100 betekent dat de einddatum al gepasseerd is. Bij een budgetregel zonder periode staat Tijd altijd op 0, want dan is er niets om af te tellen.
Waarschuwingen bij het factureren
Budget-meldingen (standaard aan)
Sla je een factuur op die aan een project met budgetregels hangt, dan controleert PERIFACT twee dingen en toont zo nodig een melding in beeld:
- Overschrijding — een budgetregel waarvan het bedrag of het aantal over de grens gaat. Je ziet per regel met hoeveel.
- Datum buiten de periode — een factuurregel waarvan de leverdatum buiten de periode van het bijbehorende budget valt. PERIFACT pakt daarbij het meest specifieke budget dat op die regel past: eerst het product, dan de productgroep, dan het totaalbudget.
Deze melding blokkeert niets: je kunt altijd gewoon opslaan. Je kunt hem uitzetten bij de geavanceerde instellingen met de optie Budget-meldingen tonen.
Bevestiging vragen bij overschrijding (standaard uit)
Wil je een hardere rem, zet dan bij de geavanceerde instellingen de optie Bij opslaan factuur vragen door te gaan bij budgetoverschrijding aan. PERIFACT springt dan naar het tabblad Projecten van de factuur en vraagt of je wilt doorgaan. Kies je Nee, dan wordt de factuur niet opgeslagen en kun je hem eerst corrigeren.
Overlappende periodes
Sla je een budgetregel op met dezelfde scope én een periode die over een bestaande regel heen valt, dan waarschuwt PERIFACT je: beide regels tellen hetzelfde verbruik, wat de getallen verwarrend kan maken. Je mag doorgaan — soms is dat precies de bedoeling, bijvoorbeeld bij een opgesplitst budget.
Waar zie je het budget nog meer?
Het budgetoverzicht staat niet alleen in het hoofdmenu PROJECTEN. Je ziet dezelfde regels ook:
- op het klantenscherm, bij de projecten van die klant;
- op het factuurscherm, op het tabblad Projecten — zo zie je tijdens het factureren meteen hoeveel ruimte er nog is.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere budgetregels per project hebben?
Ja. Bijvoorbeeld één regel voor het totale project en daarnaast losse regels per productgroep. Elke regel bewaakt zijn eigen scope.
Telt de btw mee in het budget?
Nee. Zowel het budgetbedrag als het verbruik wordt exclusief btw berekend.
Waarom kan ik geen aantal invullen bij Totaal project?
Omdat je dan uren, stuks en kilo’s bij elkaar zou optellen. Die som zegt niets. Maak voor aantallen een budgetregel op productgroep- of productniveau, waar de eenheid wél eenduidig is.
Mijn factuur staat niet in het verbruik, hoe kan dat?
Loop deze punten na:
- Is de factuur geen concept, offerte of order meer?
- Is hij aan het juiste project gekoppeld?
- Valt de leverdatum van de factuurregel binnen de periode van je budgetregel? Staat er geen leverdatum, dan geldt de factuurdatum.
- Klopt de productgroep van de regel met die van je budgetregel?
- Bij een budget op productniveau: is het op de factuurregel echt hetzelfde product?
Wat betekent een Tijd van 120 %?
Dat de einddatum van je budgetperiode al gepasseerd is. Een negatief percentage betekent dat de periode nog moet beginnen.
Ik heb een creditfactuur gemaakt. Moet ik het budget bijstellen?
Nee. Een creditfactuur telt met negatieve bedragen en aantallen mee, dus je verbruik loopt vanzelf terug.
Kom je er niet uit? Neem gerust contact op, we helpen je graag verder.