PERIFACT heeft een ingebouwde rapport bouwer waarmee je de vormgeving van je facturen, offertes, pakbonnen en magazijnbonnen helemaal naar eigen hand zet. Het is het krachtigste onderdeel van het programma, en daardoor ook het onderdeel waar je het rustigst doorheen moet.
Advies: lees deze pagina rustig door en werk in kleine stappen. Pas iets aan, kijk of het resultaat klopt, en ga dan pas verder.
De rapport bouwer starten
Je opent hem via het hoofdmenu INSTELLINGEN, onderdeel Aanpassen layouts. Omdat PERIFACT meerdere bedrijven ondersteunt, kies je eerst voor welk bedrijf je de layout wilt aanpassen. Daarna kies je de categorie: Facturen en offertes, Pakbon of Magazijnbon. Tot slot kies je de layout die als basis gaat dienen voor je eigen versie.
Naast elke layoutnaam staan drie kleine knoppen: een om een zelfgemaakte layout te wissen, een om een layout te bewerken en een om een layout te importeren, bijvoorbeeld eentje die je op een andere computer hebt gemaakt. Je kunt ook gewoon alle stappen doorlopen met de knop [Volgende] en de rapport bouwer bij de laatste stap openen.
Het scherm van de rapport bouwer
Zo ziet de rapport bouwer er ongeveer uit. Wat je precies ziet hangt af van de layout die je als basis hebt gekozen.
De vier secties
Scroll je door het rapport, dan zie je dat het uit verschillende secties bestaat. Elke sectie gedraagt zich anders bij het afdrukken:
- TITEL Alles wat je hier plaatst, komt alleen op de eerste pagina te staan.
- DETAILS De factuur- of offerteregels. Passen ze niet op een pagina, dan maakt PERIFACT vanzelf een volgende aan.
- VOETTEKST Dit komt onderaan elke pagina te staan.
- SAMENVATTING De afsluiting van het document, met de totalen. Die wordt eenmalig getoond.
In de afbeelding hieronder wijst de pijl naar de sectie Voettekst.
Twee soorten items
Belangrijk om te weten: op de layout kunnen twee soorten onderdelen staan.
- Statische items. Onderdelen die niet veranderen: een lijn, een vierkant, of een vaste tekst.
- Dynamische items. Onderdelen die hun waarde uit de database van PERIFACT halen op het moment dat je afdrukt of een PDF maakt: de naam van de klant, het factuurnummer, de eenheidsprijs, de hoeveelheid.
Verreweg de meeste onderdelen op een rapport zijn dynamisch.
Een statisch onderdeel plaatsen
Wil je een lijn, een figuur of een vaste tekst toevoegen, klik dan in het rood omrande deel van de knoppenbalk en sleep het onderdeel naar de juiste sectie.
Staat het onderdeel op zijn plek, dan bepaal je bovenin de inhoud ervan, bij een vaste tekst dus de tekst zelf. Zie de pijl. Via de knoppenbalk pas je daarnaast de kleur, het lettertype en de uitlijning aan.
Een dynamisch onderdeel plaatsen
Een dynamisch onderdeel, zoals de klantnaam of het factuurnummer, plaats je vanuit een ander deel van de knoppenbalk. Ook hier: het rood omrande gedeelte.
Een dynamisch item moet natuurlijk weten waar het zijn gegevens vandaan haalt. Dat stel je bovenin in met twee keuzelijsten, zie de pijlen: links de hoofdcategorie, rechts het veld dat getoond moet worden.
PERIFACT kent vier hoofdcategorieen:
- HOOFDVELDEN Alle velden van een factuur of offerte die niets met de regels te maken hebben, zoals factuurnummer, factuurdatum en verkoper.
- REGELVELDEN Alle velden van een factuurregel, zoals hoeveelheid, eenheid en prijs.
- KLANTVELDEN Alle gegevens van de klant.
- BEDRIJFSVELDEN Alle gegevens van je eigen bedrijf, zoals bedrijfsnaam, KvK-nummer en adres.
Over de namen: de benamingen van de categorieen en velden komen uit de interne opbouw van PERIFACT. Ze zijn niet altijd even leesbaar en kunnen in een latere versie duidelijker gemaakt worden.
Het resultaat bekijken
Je hoeft niet af te drukken om te zien wat je doet. Open het tabblad [Voorbeeld] in de rapport bouwer en je ziet meteen hoe het document eruit komt te zien.
Geavanceerde instellingen
Op vrijwel elk onderdeel van het rapport kun je met de rechtermuisknop klikken. Daar verschijnen de instellingen voor heel specifiek gedrag van dat ene onderdeel.
Waar komt alles op de factuur terecht?
Voordat je begint met verschuiven, helpt het om te weten welk onderdeel van de factuur waarvandaan komt: uit je bedrijfsgegevens, uit het contact, of uit de factuur zelf. Dat staat van boven naar beneden uitgewerkt op Help factuur opbouw.
Wil je alleen iets aan- of uitzetten in plaats van de layout verbouwen, kijk dan eerst op Help layout instellingen. Veel wensen zijn daar met een vinkje op te lossen, zonder de rapport bouwer in te hoeven.