Facturen maken in PERIFACT

Een factuur maak je in PERIFACT in één scherm. Bovenaan staat de klant, daaronder een rij tabbladen, in het midden het overzicht met je factuurregels en rechtsonder de totalen die PERIFACT doorlopend voor je uitrekent.

Op deze pagina lopen we dat scherm door: eerst hoe je een nieuwe factuur start, daarna wat elk tabblad voor je doet. Alleen het eerste tabblad heb je altijd nodig. De rest gebruik je als je voor dit ene document wilt afwijken van je vaste instellingen.

Een nieuwe factuur starten

Er zijn drie routes naar een nieuwe factuur. Ze komen alle drie op hetzelfde scherm uit, dus kies wat op dat moment het handigst is.

1. Vanuit een contactpersoon. Open het contact voor wie je wilt factureren, controleer de gegevens en klik linksonder op Factuur of Offerte.
2. Vanuit het hoofdmenu FACTUREN. Zoek de contactpersoon op in de lijst en klik bovenin op Nieuwe factuur.
3. Dubbelklikken. Dubbelklik in het hoofdmenu FACTUREN op de naam van de contactpersoon. Sneller gaat het niet.

Eerst een concept? PERIFACT werkt ook met concepten en offertes. Handig als je een document alvast klaarzet en het later pas definitief maakt. Verplicht is het niet: je kunt meteen een definitieve factuur aanmaken.

De tabbladen op een rij

Bovenin het factuurscherm staan negen tabbladen. Dit is waar ze voor zijn:

Let op het verschil. Wat je op een tabblad invult, geldt alleen voor dit ene document. De vaste teksten die op elke factuur terugkomen, beheer je in het hoofdmenu INSTELLINGEN, bij BEDRIJFSTEKSTEN of LABEL TEKSTEN.

Tabblad Factuur regels

Hier begin je. In het grid onderin zie je elke regel terug met omschrijving, aantekening, productcode, hoeveelheid, eenheid, prijs per eenheid, brutobedrag, btw-tarief, leverdatum en een vinkje Geleverd. Rechtsonder telt PERIFACT alles op, met de btw netjes per tarief uitgesplitst.

Een regel toevoegen

Klik linksboven op Voeg regel toe. Het venster Documentregel opent, en daarin vul je de regel in:

1. Staat het in je productenlijst? Klik dan bovenin op Zoeken en kies het product. Omschrijving, prijs en btw worden meteen ingevuld.
2. Is het eenmalig? Typ dan zelf de hoeveelheid, de eenheid en de omschrijving.
3. Vul bij Bedragen en BTW de eenheidsprijs, het btw-tarief en eventueel een korting op deze regel in. Het totaal rekent PERIFACT voor je uit.
4. Zet het vinkje Geleverd aan en kies de leverdatum.
5. Bevestig met het groene vinkje rechtsonder in het venster.

Herhaal dit voor elke regel. Rechtsboven op het tabblad kies je met Producten excl. BTW of Producten incl. BTW of je de bedragen exclusief of inclusief btw invoert.

Tip: het veld Snelle notitie is bedoeld voor tekst die vaker terugkomt, zoals een code of een vaste zin. Die lijst beheer je in het hoofdmenu INSTELLINGEN, bij EXTRA.

Korting, tekstregels en volgorde

• Korting. Met de knop Korting zet je een losse kortingsregel tussen je factuurregels. Een korting op het hele factuurbedrag hoort op het tabblad Betalingen en bedragen. Meer hierover staat op Help kortingen.
• Tekstregel. Met de knop Tekstregel voeg je een regel zonder bedrag toe, bijvoorbeeld een tussenkopje of een toelichting.
• Volgorde. Met de pijltjes onder het grid schuif je de geselecteerde regel omhoog of omlaag.
• Samenvatten. Je kunt een of meer regels verbergen. Ze worden dan gegroepeerd en komen op de factuur te staan als Samenvatting van het geleverde. Handig als de klant het totaal wil zien en niet elke losse post.

Sneltoetsen

De factuur afronden

Onderin het scherm staat een rij knoppen om het document te printen, als PDF te bewaren of meteen te mailen. Met het groene vinkje rechtsonder sla je de factuur op, met het kruis ernaast sluit je het scherm zonder op te slaan.

Tabblad Kenmerken

De datums en de verwijzingen die je klant op de factuur terugziet.

• Factuur- of offertedatum en vervaldatum. De twee datums die bovenaan het document komen te staan.
• Kenmerk- of kostenplaats klant. De verwijzing die je klant zelf wil zien, bijvoorbeeld een inkoopordernummer of een kostenplaats. Op de factuur verschijnt dit als Uw kenmerk.
• Verkoper. Werk je met meerdere verkopers, kies dan wie de klant geholpen heeft. Op de factuur komt dan de regel U werd geholpen door. Laat het veld leeg als dat niet van toepassing is.
• Vrije teksten. Rechts staat een blok met vijf regels die je naar eigen wens invult.

Achter sommige velden staat een (#). Dat teken betekent simpelweg: invullen mag, hoeven doe je het niet.

Tabblad Betalingen en bedragen

Alles wat met geld te maken heeft en niet op regelniveau thuishoort, staat hier bij elkaar in vijf blokken.

• Extra korting op TOTAAL bedrag. Een korting over de hele factuur, als percentage of als bedrag. Losse kortingsregels zet je op het tabblad Factuur regels.
• Bedragen voldaan. Drie knoppen. Open geeft de factuur de status open, Betaald brengt het openstaande bedrag in één keer terug naar nul, en Aangepast opent het venster waarin je losse betalingen vastlegt.
• Betaaltermijnen. Via de knop Aangepast stel je de betaaltermijnen van dit document in.
• BTW verlegd. Verleg je de btw naar je afnemer, zet dan het vinkje BTW is verlegd aan. Wanneer dat aan de orde is, lees je op Help diensten en goederen.
• Valuta. Factureer je in een andere munt dan de euro, kies die dan hier en vul de koers in. Een koers die je vaker gebruikt, leg je vast in het hoofdmenu INSTELLINGEN, bij EXTRA op het tabblad Valuta.

Een betaling vastleggen

Is de factuur al helemaal of voor een deel betaald, klik dan bij Bedragen voldaan op Aangepast. Je krijgt dan dit venster:

Vul het bedrag in, kies hoe er betaald is (bijvoorbeeld bank, kas of pin) en op welke datum, en klik op Betaling toevoegen. De betaling komt in het overzicht eronder te staan. Zo leg je tot vijf betaalmomenten per factuur vast, bijvoorbeeld een aanbetaling en de rest bij oplevering.

Rechts in het venster zie je meteen wat dat betekent: het totaal van de factuur, de bedragen die al voldaan zijn en onderaan het bedrag dat nog te voldoen is. Dezelfde regels komen ook op de factuur zelf terug.

Automatisch afletteren? Koppel je PERIFACT aan je bank via Ponto, dan hoef je betalingen niet meer met de hand in te voeren. Wil je dat je klant online kan betalen, kijk dan bij Help MOLLIE.

Tabblad Adres keuze

Heeft je klant meer dan één adres, bijvoorbeeld een apart bezorgadres, dan kies je hier welk adres op dit document komt te staan. Die adressen leg je vast bij het contact zelf, onder LOCATIES. Hoe dat werkt, staat op Help contact locaties.

Tabbladen Introductietekst, Afsluittekst en Voettekst

Drie tabbladen die er hetzelfde uitzien en samen de tekst rond je factuurregels bepalen. De introductietekst komt bovenaan het document, boven de regels. De afsluittekst staat eronder, meestal met je betalingstermijn. De voettekst is de laatste regel van de pagina, boven je bedrijfsgegevens.

De afsluittekst werkt precies hetzelfde, alleen komt die tekst onder je factuurregels:

Onder elk tekstvak staan vier knopjes: een vergrootglas om een bewaarde tekst op te halen, een diskette om deze tekst te bewaren voor een volgende keer, het AB-knopje waarmee je de ingebouwde tekstverwerker start, en een tandwiel voor de instellingen.

In die tekstverwerker maak je woorden vet, cursief of onderstreept, pas je de lettergrootte aan en lijn je de tekst uit. Dat AB-knopje vind je overigens bij elk tekstblok in PERIFACT terug.

Tabblad Presentatie

Wil je dat dit ene document er anders uitziet dan normaal, dan is dit de plek. Bovenaan staat het er ook zo: wijzig de instellingen voor dit document.

Met de vinkjes links bepaal je of de productcode en het kortingspercentage in de omschrijving van een product meegedrukt worden, en of het kortingsbedrag in de samenvatting komt te staan. Rechts staan twee opties voor het scherm zelf: de regelhoogte van het grid en de automatische voorvertoning.

• Taal. Kies een andere taal en de factuur verschijnt in die taal. De teksten zelf beheer je in het hoofdmenu INSTELLINGEN, bij BEDRIJFSTEKSTEN en LABEL TEKSTEN.
• Layout. Wil je voor deze klant of deze factuur een andere vormgeving, kies die dan hier. Een eigen layout maken kan ook, zie Help eigen layouts.

Voor alle documenten tegelijk? Klik dan op de knop Pas de globale instellingen aan. Wat je op dit tabblad aanvinkt, geldt alleen voor de factuur die je nu open hebt staan.

Tabblad Bijlagen

Documenten die bij deze factuur horen, bewaar je hier: een werkbon, een tekening, een getekende offerte. Word, PDF, het maakt niet uit. Per bestand geldt een maximum van 10 MB.

Met de knoppen rechts van de lijst voeg je een bestand toe, sla je het weer ergens anders op, verwijder je het, bekijk je het of verstuur je het per e-mail. Het aantal bijlagen staat tussen haakjes achter de naam van het tabblad, zodat je in één oogopslag ziet of er iets bij zit.

Waar komt alles op de factuur terecht?

Deze voorbeeldfactuur laat zien waar alles uit het invoerscherm uiteindelijk belandt: bovenaan het kenmerk met de twee datums, daaronder de introductietekst, dan de factuurregels met de samenvatting en de betalingen, en onderaan de afsluittekst met daaronder de voettekst en je bedrijfsgegevens.

Veelgestelde vragen

Moet ik eerst een concept maken?

Nee. Een concept of een offerte is handig als je iets wilt voorbereiden of eerst wilt laten goedkeuren, maar je kunt net zo goed meteen een definitieve factuur aanmaken.

Voer ik mijn prijzen inclusief of exclusief btw in?

Dat kies je zelf, rechtsboven op het tabblad Factuur regels, met de keuze tussen Producten excl. BTW en Producten incl. BTW.

Waar zet ik een korting?

Op twee plekken, en het verschil zit hem in het bereik. Een korting op één regel geef je in het venster Documentregel of met de knop Korting op het tabblad Factuur regels. Een korting over de hele factuur zet je op het tabblad Betalingen en bedragen, in het blok Extra korting op TOTAAL bedrag.

Kan ik een herinnering of aanmaning op de factuur zetten?

Ja. Wordt een factuur niet betaald, dan kun je hem opnieuw versturen met een extra tekst erop. PERIFACT kent daarvoor drie varianten: een herinnering, een aanmaning en een ingebrekestelling.

Waar pas ik de vaste teksten op mijn factuur aan?

In het hoofdmenu INSTELLINGEN, bij BEDRIJFSTEKSTEN of LABEL TEKSTEN. Wat je in het factuurscherm invult, geldt alleen voor dat ene document.

Hoe groot mag een bijlage zijn?

Maximaal 10 MB per bestand.

Kan ik in een andere valuta factureren?

Ja. Op het tabblad Betalingen en bedragen kies je bij Valuta de munt en vul je de koers in. Gebruik je die valuta vaker, leg de koers dan vast in het hoofdmenu INSTELLINGEN, bij EXTRA op het tabblad Valuta.

Moet ik een factuurnummer invullen?

Nee, PERIFACT nummert je facturen zelf door. Hoe die nummering eruitziet, stel je in bij INSTELLINGEN, onderdeel NUMMERING.

Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend.

Kom je er niet uit? Neem gerust contact op, we helpen je graag verder. Vermeld er even bij welke PERIFACT-versie je gebruikt.