PEPPOL activeren in PERIFACT

With PEPPOL kun je facturen rechtstreeks en veilig naar je klanten versturen via een internationaal erkend netwerk. Het voordeel hiervan is dat je facturen niet meer via e-mail hoeven te worden verzonden, maar direct en betrouwbaar in het systeem van je klant aankomen.

Om PEPPOL te gebruiken in PERIFACT doorloop je eenmalig het onderstaande stappenplan. Je hebt hiervoor een gratis account nodig bij PEPPYRUS.BE, de serviceprovider die de digitale sleutel (API-key) uitgeeft. Deze sleutel koppel je vervolgens aan PERIFACT, waarna je direct facturen via het PEPPOL-netwerk kunt aanbieden.

Stappenplan PEPPOL activeren

1. Maak een gratis account aan bij PEPPYRUS
   • Go to www.peppyrus.be en registreer je organisatie.
   • Dit kost niets en is een vereiste om een PEPPOL-sleutel te krijgen.
2. Rond de verificatie bij PEPPYRUS af
   • Tijdens de registratie vraagt PEPPYRUS om je bedrijfs- en identiteitsgegevens (zoals KvK-nummer en paspoort/ID).
   • Deze controle gebeurt volledig bij PEPPYRUS, dus buiten PERIFACT.
3. Ontvang je digitale sleutel (API-key)
   • Na goedkeuring geeft PEPPYRUS toegang tot je persoonlijke API-key.
   • Dit is de sleutel die je nodig hebt om PERIFACT met PEPPOL te verbinden.
4. Voer de API-key in bij PERIFACT
   • Open PERIFACT en ga naar Hoofdmenu → Instellingen → PEPPOL.
   • Volg de instructies en plak je API-key in het daarvoor bestemde veld.
   • Vanaf dit moment is PEPPOL geactiveerd en kun je facturen via het netwerk verzenden.

Klaar voor gebruik

Na deze eenmalige activatie verschijnt in PERIFACT bij het maken van een factuur automatisch de optie PEPPOL naast E-mail, Printen and PDF. Zo verstuur je met één druk op de knop je factuur veilig en direct via het PEPPOL-netwerk.

PEPPYRUS website menustructuur

Ga naar de website: https://peppyrus.be/nl. Ga vervolgens naar hoofdmenu ORGANIZATION en vervolgens naar API om je sleutel op te halen:

Handige tips

• Bewaar je API-key veilig en deel deze niet.
• Zorg dat je bedrijfsgegevens up-to-date zijn (KvK, contactgegevens) om vertraging bij verificatie te voorkomen.
• Kom je er niet uit? Neem dan contact op!

VEEL GESTELDE VRAGEN

WAT IS EEN XML-BESTAND?

Oké, stel je voor dat je een factuur wilt versturen — normaal gesproken maak je dan een PDF of een papieren factuur die er voor mensen netjes uitziet. Maar computers kunnen niet zomaar “begrijpen” wat er in die PDF staat, want voor hen is dat gewoon een afbeelding met tekst.

Een PEPPOL XML-bestand is iets heel anders. Het is geen mooie factuur om te lezen, maar een gestructureerd databestand dat speciaal bedoeld is om computer-tot-computer te communiceren.

Simpel gezegd: Een PEPPOL XML is een digitale factuur in een vaste, internationale “taal” die computers direct kunnen lezen en verwerken. Hieronder is een klein gedeelte uit zo’n XML bestand: 

HET XML-BESTAND WORDT AFGEKEURD BIJ ANDERE PROVIDERS?!

Iedere provider (of beter gezegd: elke website) heeft zijn eigen interpretatie/acceptatie van de PEPPOL-standaard.

Ik (lees: PERIFACT) had bijvoorbeeld bij provider B2Brouter een perfect werkende PEPPOL-XML die zonder problemen werd geaccepteerd. Vanwege de kosten voor de eindgebruiker, jullie dus, ben ik gestopt bij B2BROUTER. Maar zodra ik exact hetzelfde XML-bestand bij PEPPYRUS aanbood, kwamen er ineens allerlei meldingen en werd het document afgekeurd. Als je eens kijkt bij https://ecosio.com/en/peppol-and-xml-document-validator/ en de dropdown opent, zie je dat er honderden (misschien wel 300 tot 400) verschillende PEPPOL-varianten bestaan.

Kort gezegd: ik kan me alleen richten op PEPPYRUS, want dat is de provider die we gebruiken. Staat de factuur in de SENT-map bij PEPPYRUS, dan is hij correct verzonden. Wat andere partijen zoals E-INVOICE, B2Brouter, ECONNECT, enzovoort ook beweren — zij gebruiken allemaal hun eigen subset van die vele varianten, en PEPPYRUS hanteert daar weer zijn eigen regels voor. Waarschijnlijk voeren zij intern extra validaties uit of voegen ze bijvoorbeeld automatisch ‘BE’ toe of laten dat juist weg. Dat weet ik niet precies, maar ik moet me houden aan wat de actieve provider (PEPPYRUS) verwacht, want die stuurt het document uiteindelijk het PEPPOL-netwerk in.

Daarom denk ik dat de XML-knop in het factuurscherm van PERIFACT op termijn mag verdwijnen; die stamt nog uit de periode vóór de PEPPOL-integratie. Maar daar wordt nog even mee gewacht….

IK ZIE GEEN PDF IN PEPPYRUS?

PEPPOL is bedoeld als een volledig digitale uitwisselmethode voor facturen, waarbij de gegevens in een vaste, gestandaardiseerde structuur staan die direct door computers gelezen kan worden (dit gebeurd met een zogenaamd XML-bestand).  Een PDF is puur voor de menselijke leesbaarheid, niet voor de verzending zelf.

Je kunt het meesturen van de PDF inschakelen vanaf PERIFACT V22.8 in hoofdmenu INSTELLINGEN – BASIS, tabblad [PEPPOL].

DE FOLDER STRUCTUUR KOMT NIET OVEREEN IN MIJN ANDER BOEKHOUDPROGRAMMA

Nee, dat klopt! Het werkt niet zoals bij een mailclient waar je kunt inloggen om mappen zoals SPAM, OUTBOX, INBOX of SENT items te bekijken.

Bij ‘Boekhoudprogramma XYZ’  zul je de factuur dus niet terugvinden in een ‘verzonden map’ (zoals een SENT folder). Die zie je alleen bij PEPPYRUS en dus in PERIFACT. In ‘Boekhoudprogramma XYZ’ verschijnt de factuur juist in de INBOX, omdat ‘Boekhoudprogramma XYZ’  in dit geval de ontvanger is.

Ik kan alleen niet met 100% zekerheid zeggen wat er precies gebeurt als je een factuur naar jezelf stuurt. In dat geval weet ik wél dat de factuur bij PEPPYRUS in de INBOX terechtkomt, maar of en hoe die bij ‘Boekhoudprogramma XYZ’  zichtbaar is, durf ik niet met zekerheid te zeggen.

HOE KAN IK ZIEN OF EEN FACTUUR SUCCESVOL VERZONDEN IS?

In het factuurscherm van PERIFACT als je daar op de ‘PEPPOL-verzendknop’ drukt komt er een melding dat de factuur succesvol aangeboden is aan het PEPPOL-netwerk. Maar aangeboden is dus nog niet 100% verwerkt, dat kan enkele seconden duren.
Wil je de actuele status controleren? Ga dan in PERIFACT naar het hoofdmenu PEPPOL en klik eventueel op VERVERS.
Als de factuur in de SENT-map staat, is ze daadwerkelijk verzonden, tenzij ze kort daarna alsnog in de FAILED-map terechtkomt. Dat kan met een kleine vertraging gebeuren: soms staat een factuur eerst in SENT en even later alsnog in FAILED.